不可否认，四象限法则的时间管理是一种有效的管理方法，但现实往往不符合我们预期的节奏。我们在工作中处理了很多没有计划的事情。比如客户突然来访，上级领导突然打来电话，会打乱我们的工作计划。
通常情况下，当使用时间管理的四象限规则时，每个人都会选择第一象限的工作来做（重要和紧急）。他们认为一定会可以更好地利用时间，使事情更有条理，但这种情况是一种理想状态。他不会因为计划合理，时间会增加，只有在理想状态下，时间的使用才更合理。
那么，当第一象限中有四个、五个甚至更多的东西时，应该怎么做呢？或者当重要和紧急的事情同时发生时，如何利用时间？
大多数人在工作中都遇到过这种情况，有时他们很悠闲，甚至可以聊天，但有时他们总觉得在单位时间内不能一个一个地完成工作。
例如，在早上，老李正在犹豫。他在考虑给一个重要客户打电话王先生？或者修改刻不容缓项目计划？我应该咨询技术部门张工了解技术细节吗？还是处理邮箱满了？这时，他认为最缺乏时间的却没有发现她缺少的是下一步的信心。
那么底线是什么？让我们来谈谈特定时期内具体行动的规则。
形势决定下一步
大多数事情都必须在特定的地方或借助某些工具来完成，这是限制我们选择行动的第一个因素。
很多时候，我们首先要考虑的是这个时候我们能做些什么？我们在哪里？什么样的工具可以使用等等。例如：凌晨，我们不能给客户打电话来沟通细节，在办公室时，我们不能与离家很远的重要客户交谈，我们可以使用电脑、手机等工具。
因为时间和地点不合适，电脑不在身边，或者电脑在身边没有网络，有些动作无法完成，此时，很容易根据情况筛选出目前无法完成的行动。
为了继续上面提到的例子：老李将向技术部门张工咨询技术细节，考虑到要讨论的内容有一些小秘密，他需要一个合适的地方，不幸的是，他走遍了整个公司，发现大大小小的会议室都在使用，他短时间内无法使用，根据这种情况，他只能安排其他事情。
根据情况选择动作内容时，可以很容易地删除一个选项，然后安排下一个具体动作。我们不断地根据工作和生活中的情况选择下一步行动。
为了提高工作效率，我们必须把罗列行动列表，并把时间管理的每个象限的内容放入行动列表中。第三和第四象限所列的内容也需要放入行动清单中。
上一次会议还有大约15分钟的时间，我们是在会议室外面等着呢，还是回到办公室做一些能在10分钟内完成的事情左右？答案不言自明。第一象限和第二象限的大部分工作不能在短时间内完成，我们只能在短时间内完成一些工作，此时，我们需要考虑第二个标准因素时间来选择行动。
时间选择下的行动安排
选择动作的第二个标准是选择有空闲时间长度。10分钟后，你必须连续几个小时参加一个会议，你必须有几个小时的空闲时间，在这两种情况下，一定会做出了不同的选择。那些在行动列表罗列或工作的人上并且只有几分钟时间的人不知道该怎么做。
根据不同的时间和不同的行动，我们经常把一些非紧急和重要的事情放在行动清单上，我们称之为傻瓜型，快速反应型。这样，我们不仅可以根据不同的情况利用零碎的时间，而且可以更好地处理一些琐碎的事情。
根据不同的人，这两种分类是不正确的，只是他们是否适合自己。
傻瓜型：没有大脑的简单动作。例如：发送微信、祝福生日快乐给客户，微信给下属，通知他们必须加班，当他们知道会议室暂时不可用时，可以从会议室到办公室执行这些操作。
快速反应型：能在5分钟内解决的事情。例如：为下属安排会议几天后，尽快准备材料，申请下周的汽车旅行，并使用城市附近的汽车应用程序出差，这样的事情可以在5分钟内完成，充分利用碎片化时间提前安排和做一些事情。
因此当我们在罗列具体工作清单时，我们应该尽量具体化，把一些紧急的、不重要的、不重要的东西放进去，这样，在没有全部空闲时间的情况下，我们可以有越来越全面的信息来选择具体的行动，从而更好地安排零散的时间，这也是提高工作效率的有效途径。
当我们的具体行动清单上只有重大和重要的事情，而我们只有15分钟，我们会感到不知所措，无法选择。这些重要或重要的事情不可能在15分钟内做好。
用你的精力为下一步做准备
我们可以改变我们的工作重心或工作效率，我们应该提高效率，实现目标，然而无论我们却无法控制是否充满能量，每个人的能量都是有限的。早上到达公司的工作状态与忙碌的一天和下班的工作状态大不相同。每个人都不能像机器一样，整天保持最佳状态，投入到重要的工作中去。
每个人都有快速思考和缓慢思考的时间。--丹尼尔·科恩
即使我们的状态不好，思想停滞，也没有理由停止工作，也不能成为我们效率低下的原因。是一个优秀的职场人，应该具备的素质。
我们每个在职场上的人都希望自己在工作中永远精力充沛，然而客观的事实是，我们不能一直保持充沛的精力和饱满的精神。
如果一天的精力不好，当我们做一些重要而重要的事情时，效率会明显降低，错误率会大大增加，从而降低整体效率，这个时候，我们应该做一些不需要动脑筋的简单事情，比如整理电脑桌面，处理需要报销的账单，或者第二时间整理会议所需的材料，这些东西不需要投入太多精力，但必须在工作中去做。这类工作通常属于时间管理象限的第三和第四象限。
当我们精力充沛的时候，我们应该尽力去做一些重要和紧急的事情，并为第二天做准备，或者在精力不好的情况下情况下的重要和紧急的事情，这样我们就可以更冷静地处理下面的事情了。
当你状态不好时，找些容易做的事，当您轻松地完成一些小事情时，动力可能已满。关键在于你在不好的状态下做事效率低下，但你不想觉得自己内心没有做很多事情，因此即使你完成了一些琐碎的事情，你也会有一定的自我满足感。
在接下来的几个月里，第三象限的事情很可能会成为第一象限的工作内容，在这个时候，在我们精力不太充沛的时候，我们就做好了这样的事情的前提准备，这样不仅提高了工作效率，而且可以更加得心应手。
优先权贯穿始终
当我们根据以上三个标准来确定下一个选择范围时，我们会考虑优先权，一般来说，员工面临的工作岗位数量将超出我们的承受能力，因此在任务中做出选择意味着有些工作可能无法完成。
在一天繁忙的工作结束后，为了能够面对我们不能处理的事情，我们必须对自己的责任和目标的价值有一个清晰的认识。
有必要确定事物的优先次序，什么可以放慢，什么可以推迟。我们一天可以完成三件事
一是提前安排的工作正在完成；
二是突发性工作；
第三，处理突发性工作后重新安排工作。
我们经常参与第二项任务，处理突发事件，而不是一步一步完成计划的工作，当意外的工作打乱了我们应该做的事情时，我们也忽略了重新安排我们的工作。
我们正在制定一个更重要的计划，接到领导电话后，10分钟内将接到市领导的检查工作，这时，事先安排好的工作就会中断。很多人会忽视突然的工作，打乱计划工作，重新安排工作秩序。在接到市领导的检查后，可能要过几个小时，要继续对市领导检查后提出的建议和整改进行梳理。
如果我总是与突发事件纠缠在一起，而忽略了重新安排我的工作，那么计划好的工作将非常可能会并最终变得紧急和重要，当我每天完成我的工作，比如一直在“消防员”和“救火”时，我不能没有压力工作。当我们拒绝意外的工作时，我们也会拒绝意想不到的机会。
我们应该做的是在突发性工作影响计划后，及时处理突发性工作，重新安排工作计划。
1、面对意想不到的工作，我们应该权衡工作的重要性。
在日常工作中，意外工作是不可避免的，例如，接到老板的电话，占用10分钟后，将老板安排的工作一一记录下来，并将工作列入工作清单，评价了工作的优先级、完成时间节点和工作内容的重要性。
处理突发事件的能力是衡量一个人工作能力的重要指标，也是维持正常可持续生活方式的关键。面对突发性工作时，要冷静思考是否值得停止忙碌的工作。
2、明确个人责任并划定工作范围。
我们需要明确我们的责任和工作范围。比如：我们负责销售，当市领导来公司检查与公司生产完全相关的事情时，公司需要中层公司的陪同，同时，我们可以勾勒出我们的工作范围内并了解检查员对市场上产品的反馈等，我们不需要投入太多精力去研究生产中出现的各种问题，也不需要关注产品的技术细节。
明确我们的职责和工作范围。在范围内的描述中，评估我们的行动列表事件的重要性，以确定将投入的精力和时间。
3、评估重要性后重新安排。
将重要、紧急事项纳入工作计划，明确时间节点。比如，在接到市领导的检查后，可以将领导提出的建议和整改措施纳入工作计划，而不是立即落实整改建议，下一次检查整改可能是几个月后或一周后，时间节点将成为考核的重要指标。
在对时间节点和重要性进行评估后，应重新安排工作计划，完成事先安排的工作，并将整改措施列入具体行动清单。
4、区分要做什么和将要做什么。
我们应该根据情况有意识地提前放弃已确定的工作，转而处理那些意想不到的工作，当我们根据客观情况作出合理的选择时，我们必须区分正在做什么和将要做什么，此时，突如其来的工作正是我们发挥创造力和专业知识的好机会。
实际上，在我们的工作中，没有所谓的中断的情况，只是新事物管理不善。通过处理输入的信息并将其输出到一个完美的系统，您可以对需要立即做什么、以后可以做什么以及应该立即做什么做出更加自信的决定。
5、分解重要和重要的工作类型。
通常是情况下，这样重大而重要的工作是由各种小目标和小任务组成的。对任务进行分解，将任务的相关性和先后顺序放入各自具体的行动清单中，逐一完成每个小目标，最终完成主要和重要的工作目标。
根据重要程度、时间节点和完成顺序，将工作内容划分为若干个小任务，便于逐一完成，减少突发性工作的干扰，从而有效地完成和完成重要、重要的工作任务。
就像我们的年度计划一样，每个月的计划最终都会实现，而月度计划由周计划组成，周计划由日常工作计划和工作内容组成。
6、继续进行计划要做的工作。
一些已经安排好的工作需要继续进行，否则可能会在搁置一段时间后将成为紧急和突发事件，为了提高工作效率，可以采用番茄工作法。
番茄作业法是一种简单易行的时间管理方法。使用番茄工作法，选择一个要完成的任务，将番茄时间设定为25分钟，专心工作，不允许做任何与任务无关的事情，直到番茄时钟响起，然后短暂休息（10分钟左右），每隔4个番茄周期额外休息一次。
当我们继续完成这项工作时，我们常常使我们的思路更清晰，当我们一个接一个地完成计划时，我们会发现一些非常复杂的事情，由于不断的完成，难度会随着解的进行而逐渐降低。
7、使用5分钟的碎片时间。
花5分钟零碎的时间来处理傻瓜型，快速反应的事情。把琐碎的事情从你的具体行动清单中一个接一个地删除。
在清理这类工作时，我们可以有效地避免一些特殊的琐事和杂事，把他们变成突发性的工作，例如，当一笔长期未付票据在年底结算时，财务部门突然打电话告知时间节点在系统关闭前，系统关机时间比下班时间提前1小时。所以一些小事，有时会影响工作的正常进行。
掌握以上方法可以更好地处理各种工作，我们的工作时间没有增加，但是突然的工作会把我们的工作分成不同的时间段，充分利用好每一个零碎的时间，根据情况、时间、精力和优先权的选择贯穿于整个工作中，我们可以更轻松、更从容地完成工作。
综上所述，在日常工作中，要根据当时的情况、时间和精力来安排工作，重点是在具体行动清单中进行评估和筛选。我们要充分利用零碎的时间，完成更多的工作，提高工作效率。
没有所谓的对错，只有最适合的工作方式。
原标题：如何利用碎片时间大限度地提高工作效率
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